4个工作技巧,教你提高工作效率

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发表于 2021-9-19 11:46:57 | 显示全部楼层 |阅读模式
离开校园一年有余,在从一个职场小白到职场新人的过程中,慢慢的发现,** 工作效率的高低,直接决定着你能够抽出多少时间,去做职场中重要不紧急的事情,而往往是这些重要不紧急的事情决定着自己在职场生涯中的高度和深度。**

在提高工作效率方面,自己走了一些弯路。因此希望把自己在过去一年的时间中,学到的4个用于提高工作效率的技巧分享给需要的人,以便他们能够更快的融入职场。

114909sqjk7zaj579bb12j.jpg 1 管理好你的outlook邮箱

目前,我们公司以及接触到的公司都是使用outlook办公,自己在使用outlook邮箱的过程中,总结出了两点用于提高工作效率的经验,希望与你分享。
01暂时关闭outlook

不知道你是否注意到,当你在忙着一件事时,若自己的outlook邮箱出现新邮件的提醒,你是不是停下手中的工作,点开新邮件一看究竟?  

114909czd1n1oi1ocuz5vo.jpg 你可能已经注意到,这个不经意的动作正在一点点打乱你的工作!

毕业刚刚开始工作的那段时间, 始终保持自己的outlook为打开状态,时不时的会有新邮件的提醒,无论是出于好奇还是出于对工作认真的态度,我都会一一点开邮件,但其实并没有什么太多重要的邮件,无非是各种通知,或者会议邀请之类的。此外,刚有的思路则总被打断,给自己的工作造成了一定的困扰。

后来就想,为什么不试试暂时性关闭outlook邮箱呢?** 我根据自己的实际情况,将上午和下午的时间划分为几个时间段,选择在每个时间节点打开邮箱,集中处理邮件,**进而避免了被新邮件的提醒打乱自己的节奏。

114910tl1sb00jdbi40wc4.jpg 别慌,我知道你在担心什么,重要信息不能及时收到?一来你可以将时间段划分的短一些,二来呢,如果是特别紧急的事情,你收到的不应该是邮件,而是电话。

02 建立邮箱中的To do list


在没建立to do list 之前,每当我在设定的时间节点打开outlook,邮件里总会有一些事情需要去处理,然后我就屁颠屁颠的去把这些事做了,结果有的时候一上午净去处理这些事情了。如果每天都这样子,我拿什么时间去创造自己的工作价值呢?

事实上,有些事情并不是需要我马上去处理的,我完全可以挑一个不重要的时间,比如中午饭后,把这些事情一一处理掉。** 这个时候To do list显得十分有用了,在邮箱中建立一个To do list文件夹,将类似的邮件全部拖入其中,这样就不会忘记去处理这件事,再选择一个时间全部处理掉**。同时,每天下班再之前检查一下To do list还有没有事情没有完成,尽量当日事当日毕。

2 学会使用电脑便签

还在使用手写的便签?无论你是用小图钉还是双面胶固定在桌上,或多或少会影响桌面的整洁,万一便签还丢了呢?

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不妨试试电脑便签这个功能,点击电脑左下角的“开始”,输入“便签”即可打开便签功能。

我是工作一段时间以后才知道电脑便签这个功能的,以前都是将要做的事情记在笔记本上,多有不便,还容易忘记。而电脑上可以随时随地的建立便签,数量不限,最重要的一点是你不会忘了便签上的事情,因为你一打开电脑桌面,便签就在那儿摆着,想忘都忘不了!下图是我自己使用便签的情况。

114912zfbmjjfxsxz44xzx.png 3 管理任务的四象限

四象限法则已经被人说过很多遍了,你还不知道?或者知道还没用?
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第一次知道四象限法则,还是在公司内部的培训课上面,后续又看了相应的书,说一下自己的个人心得:如何有效的使用四象限法则。


  • 重要的不是四象限,而是你如何评估事情的重要程度和紧急程度:** 评估一件事情重要程度的标准是你的职业价值观,而紧迫程度则是任务的时间底线。** 筛选自己平常可能遇到的事情,然后仔细的去做一个类型划分。
以《小强升职记》中的例子为例,下图是需要做的事情清单:

114913xe46r4pllvnne1ob.jpg 如果是你,你又会如何划分不同的象限呢?

下图是对事情进行分类后的清单:
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最后做出待做事情的四象限图表:

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  • ** 永远把重点放在第二象限,而不是第一象限(对不起,我们不做紧急事情的消防队员)。**对于你的职业发展来讲,第二象限才是可以提升你价值的事情。另外,第一象限的大多数事情还是因为你第二象限的事情没有及时完成,把任务拖到时间节点前才开始做,就自然而言变成了紧急重要的事情;

  • 少做第三象限的事情,尽量不做第四象限的事情;
4 如何做好协调管理

工作中,领导有时候会交给我一些协调的事情,不仅需要部门同事的参与,同时也需要相应的供应商或者外部门同事参与,刚开始自己做这种类型的协调任务时,效果不是很好,比较混乱,也免不了领导会说一顿。后续,在领导的指导和自己不断学习下,慢慢理出一些工作思路:

  • 制定计划:一般来说,领导都喜欢从你的多个方案做选择,而不是他帮你制定计划,哪怕你是初入职场,也最好准备两套初步的方案,然后和领导一起讨论,优化。** 在制定自己的方案时,建议使用5W2H(WHAT+WHY+WHEN+WHERE
    +WHO+HOW+HOW MUCH)方法,可以帮你快速有效的整理自己的思路,**见下图:

    114915yfmopt7zifhotltq.jpg
    建议:最好不要一个人在那儿一直琢磨,因为你不能保证你的思路和领导一样,及时和领导沟通思路,避免不必要的工作;
    另外,计划不是一蹴而就的,一般来讲都是你和领导不断优化之后才能够拿出最后的版本,所以不要心急。

  • 邮件通知:你需要让参与方及时知道这件事的来龙去脉,而不是自己一个人在那儿默默的干(刚开始,我总这么干,都是泪)。初入职场的同学,在发送重要的邮件之前,尤其是发送对象还为外部门时,建议让信赖的有经验的老同事或者领导把把关。毕竟工作的时候,你的形象在某种程度上代表了你的部门形象。

  • 开会:有的时候会议是必要的,这种会议自己多半是会议的主持者,所以会上讲什么还需要自己提前和领导沟通好。会议的主题大概是明确职责,和确定任务时间节点。


    114916wg0md6qqq1eq90sm.jpg
  • 行动:这一步主要是考察你的执行力,如何将计划付诸实践,并且很据实际情况不断优化计划,做出相应的调整。这一阶段容易犯的错误就是自己一直闷着头干,想等到有了一个确定的结果再和领导汇报。但是,如果你注意不和领导沟通,怎么确保你的思路是正确的,领导又怎么知道你一直在执行计划?另外,有句话我挺欣赏的,送给大家:执行力只讲结果,不讲如果!
4个工作技巧与你分享,希望你能够迈好自己的第一步,更快的适应职场。
最后引用万万没想到的一句话:祝你早日升职加薪,当上总经理,出任CEO,迎娶白富美,走上人生巅峰!
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